Jak ustalać priorytety, kiedy wszystko jest do zrobienia „na wczoraj”
- 20 sty
- 3 minut(y) czytania
Jeśli pracujesz nad produktem, to zapewne znasz to uczucie, gdy wszystko jest do zrobienia na już. Każdy temat ma uzasadnienie, każdy „nie może czekać”, a backlog wygląda jak lista spraw, które mają uratować świat.
W takiej sytuacji łatwo wpaść w jeden z dwóch trybów:
gaszenie pożarów (reactive mode),
albo paraliż decyzyjny (nikt nie chce wziąć odpowiedzialności za decyzje).
Dobra wiadomość jest taka, że da się z tego wyjść nie przez idealny framework, ale przez kilka prostych zasad i rytuałów, które pomagają zapanować nad takim chaosem.
1) Najpierw odróżnij tematy „pilne” od „ważne”
Pilne = ktoś tego chce szybko.
Ważne = to realnie zmienia wynik, ryzyko albo doświadczenie użytkownika.
Najczęściej tematy „na wczoraj” pojawiają się:
bo ktoś obiecał klientowi,
bo coś nie działa,
bo konkurencja to ma,
bo temat jest głośny i na czasie.
To mogą być powody istotne, ale nie muszą być priorytetem.
Szybki test czy coś jest pilne czy ważne:
„Co się stanie, jeśli tego nie zrobimy przez 2 tygodnie?”
Jeśli odpowiedź brzmi „nic wielkiego” to oznacza, że nie jest ważne tylko pilne.
2) Ustal jedną rzecz, która będzie celem zespołu
Gdy wszystko jest pilne, jedynym ratunkiem jest wspólny cel.
Przykłady celów na 4–6 tygodni:
poprawiamy onboarding (żeby ludzie szybciej łapali wartość),
zmniejszamy liczbę ticketów od support,
dowozimy stabilność (mniej błędów, mniej rollbacków),
zwiększamy konwersję.
Jak wykorzystać to w praktyce:
Zadaj pytanie „Czy to co aktualnie robimy pomaga nam osiągnąć nasz cel?”
Jeśli nie, to temat spada w kolejce, ale nie znika.
3) Przygotuj trzy koszyki i nazwij je: Teraz / Następnie / Później
Podziel wszystkie tematy na 3 zbiory:
Teraz: (max 1–3 tematy): rzeczy, które robimy w tym cyklu
Następne: gotowe do wejścia, jeśli coś wypadnie
Później: ważne, ale nie teraz
Trzymaj się zasady, że koszyk „Teraz” musi być mały. Jeśli wrzucisz tam 10 rzeczy, to to utrudni skupienie na najważniejszych rzeczach.
4) Gdy ktoś dorzuca nowe zadanie, zadaj mu pytanie: „Z czego rezygnujemy?"
Gdy ktoś dodaje nowe zadanie „na wczoraj”, należy zadać pytanie:
„Z czego w takim razie rezygnujemy w naszym planie?”
To jest istotne pytanie w produkcie, bo:
pokazuje koszt alternatywny,
przenosi dyskusję z emocji na logiczne rozwiązanie,
zmusza do wyboru.
Jeśli ktoś nie chce nic zdejmować, to zwykle znaczy, że temat nie jest naprawdę ważny.
5) Priorytetyzuj problemy, nie pomysły
W trybie „na wczoraj” ludzie wrzucają gotowe rozwiązania:
„dodajmy przycisk”, „zróbmy integrację”, „przebudujmy ekran”.
Zatrzymaj ich pytaniem:
„Jaki problem to rozwiązuje?”
Nagle okaże się, że trzy różne propozycje dotyczą jednego problemu i można wybrać najprostsze rozwiązanie.
6) Zamiast wielkich projektów wybieraj najmniejsze ruchy o największym efekcie
Kiedy wszystko jest pilne, wygrywa strategia:
mniej „nowych funkcji”,
więcej „małych usprawnień w krytycznych miejscach”.
Przykłady małych ruchów:
poprawa mikrocopy w kluczowym kroku,
domyślne ustawienia, które zmniejszają tarcie,
skrócenie formularza o 2 pola,
dodatkowa podpowiedź na ekranie, gdzie ludzie odpadają.
W tydzień potrafi to dać większy efekt niż duży projekt w miesiąc.
7) Komunikuj priorytety stanowczo i z uzasadnieniem
Najczęściej chaos bierze się z tego, że ludzie boją się mówić „nie”. A potem wszystko jest „w toku”.
Zadbaj o lepszą komunikację i racjonalne argumentowanie decyzji:
„Tak, to jest ważne, ale wraca do planu po X”
„Zrobimy to, jeśli wynik testu potwierdzi hipotezę”
„To wchodzi po domknięciu Y”
To buduje zaufanie: ludzie widzą, że temat nie ginie, tylko jest kolejkowany.
Mini-rytuał raz na tydzień (15 minut)
Raz w tygodniu odpowiedzcie na poniższe pytania:
1. Jaki jest cel na ten tydzień?
2. Co jest w koszyku „Teraz” (max 3)?
3. Jakie „ważne” rzeczy weszły i co przez to odpadło?
4. Co mierzymy, żeby ocenić, czy idziemy w dobrą stronę?
Niech to będzie małe spotkanie, które będzie chronić zespół przed byciem „centrum realizacji cudzych życzeń”.
Kiedy wszystko jest „na wczoraj”, priorytety nie robią się same. Trzeba je wymuszać pytaniami, które odsłaniają koszt i konsekwencje.
Jeśli chcesz zapamiętać jedną rzecz z tego wpisu, to niech będzie to:
Każde nowe „pilne” zadanie powinno automatycznie uruchamiać pytanie: „co zdejmujemy?”
To jedno zdanie potrafi w tydzień zmienić kulturę pracy zespołu.