Jak prowadzić spotkania produktowe, które nie są stratą czasu
- 10 lut
- 3 minut(y) czytania
Jeśli pracujesz przy tworzeniu produktów, Twój kalendarz pewnie wygląda jak gra w Tetris na najtrudniejszym poziomie. Spotkanie goni spotkanie, a na „prawdziwą pracę” zostają skrawki czasu wczesnym rankiem lub po godzinach.
Najgorsze jest to, że większość z tych spotkań kończy się zdaniem: „Dobra, to przegadamy to jeszcze raz w przyszłym tygodniu”.
Spotkanie produktowe jest drogie. Jeśli masz w pokoju (lub na Zoomie) 6 osób przez godzinę, to kosztuje firmę dniówkę pracy specjalisty. Czy wynik tego spotkania był warty tyle pieniędzy?
Poniżej znajdziesz najczęstsze grzechy spotkań produktowych i gotowe sposoby, jak zamienić „gadanie o pracy” w „robienie pracy”.
1) Spotkanie bez agendy to spotkanie, które się nie odbywa
Jeśli wysyłasz zaproszenie z tytułem „Spotkanie na temat X” i pustym opisem, to właśnie ukradłeś ludziom czas. Bez agendy spotkanie popłynie tam, gdzie poniesie je najgłośniejsza osoba w pokoju.
Jak to naprawić:
Zasada „No Agenda, No Attenda”: – Jeśli nie ma agendy, to ludzie mają prawo nie przyjść.
Wpisz w zaproszeniu JEDEN cel, np. „Celem jest podjęcie decyzji czy integrujemy bramkę X czy Y”.
Agenda to lista pytań do rozstrzygnięcia, a nie lista tematów do „poruszenia”.
2) Turystyka spotkaniowa – za dużo ludzi
Zapraszamy wszystkich „na wszelki wypadek”, żeby nikt nie poczuł się pominięty. Efekt? 10 osób na callu, z czego 3 rozmawiają, a 7 odpisuje na maile i modli się o koniec.
Jak to naprawić:
Zasada Dwóch Pizz (Amazon) – Jeśli dwie pizze nie wystarczy dla uczestników spotkania, to jest ich za dużo.
Jasno oznaczaj ludzi jako „Optional”.
Powiedz wprost: „Jeśli czujesz, że nie wnosisz wartości i nic nie wynosisz z tego spotkania – to nie musisz przychodzić. To nie jest nieuprzejme, to jest profesjonalne”.
3) Głośna mniejszość dominuje dyskusję
Klasyk – ekstrawertycy rzucają pomysłami, introwertycy (często ci, którzy mają najgłębszą wiedzę techniczną) milczą. Pierwszy pomysł wygrywa, a nie najlepszy.
Jak to naprawić:
Wprowadź „Silent Meeting” (Ciche Spotkanie) – Pierwsze 10–15 minut to czytanie dokumentu w ciszy i dodawanie komentarzy w dokumencie (Google Docs/Notion).
Dopiero potem dyskutujecie. To wyrównuje szanse i zmusza do myślenia przed mówieniem.
4) Brak notatki = Brak decyzji
Jeśli po spotkaniu nie ma śladu, to za dwa tygodnie wrócicie do punktu wyjścia, bo każdy zapamiętał coś innego.
Jak to naprawić:
Wyznacz „Sekretarza” na początku spotkania (rotacyjnie, nigdy ta sama osoba).
Notatka musi zawierać tylko 3 rzeczy:
Co ustaliliśmy (Decyzje).
Czego nie wiemy (Do sprawdzenia).
Kto robi co i na kiedy (Action Items).
5) Spotkania trwają tyle, ile zaplanowano – prawo Parkinsona
Jeśli ustawisz spotkanie na 60 minut, to zajmie 60 minut, nawet jeśli temat wyczerpiecie w 20. Reszta to wypełniacze czasu i small talk.
Jak to naprawić:
Zmień domyślne ustawienia w kalendarzu. Zamiast 30 min → 25 min. Zamiast 60 min → 50 min.
Kończ spotkanie przed czasem. „Dzięki, mamy wszystko ustalone, oddaję wam 15 minut życia”. To buduje ogromny szacunek zespołu.
Kluczowe pytanie: „Czy to spotkanie posuwa produkt do przodu?”
Jeśli wychodzicie ze spotkania z większą liczbą pytań niż odpowiedzi, a zespół jest bardziej zmęczony niż zmotywowany – coś poszło nie tak.
Dobre spotkanie produktowe to takie, po którym zespół dokładnie wie, co ma robić, i ma energię, żeby to robić.
Ćwiczenie na ten tydzień: „Bilet wstępu”
Przez najbliższy tydzień, przed każdym spotkaniem, które organizujesz, zadaj sobie (i uczestnikom) te trzy pytania. Wpisz je w zaproszenie. To jest Twój „Bilet Wstępu”:
Cel: Po co tu jesteśmy? (Decyzja / Brainstorming / Rozwiązanie problemu)
Input: Co uczestnicy muszą przeczytać/wiedzieć PRZED spotkaniem?
Output: Z czym chcemy wyjść? (Konkretny plan / Wybór opcji A lub B)
Jeśli nie potrafisz wypełnić tego biletu – odwołaj spotkanie. Wyślij e-maila. Twój zespół Ci za to podziękuje.
Pamiętaj, że tworzenie produktu wymaga skupienia (Deep Work). Każde „szybkie 15 minut w środku dnia” wyrwa pracownika z rytmu na godzinę.
Twoim celem nie jest wypełnienie kalendarza spotkaniami. Twoim celem jest usunięcie przeszkód, żeby zespół mógł pracować i rozwijać produkt.