Jak napisać opis funkcji tak, żeby każdy w firmie go zrozumiał
- 6 sty
- 3 minut(y) czytania
W wielu firmach produktowych „opis funkcji” wygląda tak:
„Dodajmy możliwość segmentacji użytkowników po atrybutach i eventach, z obsługą filtrów AND/OR.”
I nagle:
design robi coś innego niż dev,
marketing nie wie, jak to nazwać,
support nie umie tego wytłumaczyć klientom,
a stakeholderzy po demo mówią: „to nie o to mi chodziło”.
Problem rzadko jest w braku kompetencji. Problem jest w tym, że opis funkcji bywa pisany językiem „dla wtajemniczonych”, a nie językiem, który rozumie cała firma.
Poniżej znajdziesz prosty sposób, jak pisać opisy funkcji tak, żeby były zrozumiałe i nie wprowadzały w błąd.
Zasada 1: Zacznij od „po co”, a nie od „co”
Najczęstszy błąd: zaczynamy od rozwiązania („dodajmy X”), zamiast od celu.
Zamiast:
„Dodajmy eksport do CSV.”
Napisz:
„Użytkownicy chcą szybko przekazać dane poza system, żeby robić raporty dla przełożonych. Dziś robią screeny i ręcznie przepisują.”
Dopiero potem:
„Dlatego dodajemy eksport do CSV.”
Jeśli ktoś w firmie zrozumie „po co”, łatwiej mu zrozumieć „co”.
Zasada 2: Pisz jednym zdaniem, jakbyś tłumaczył to komuś spoza produktu
Najprostszy test:
Czy osoba z finansów/sprzedaży/supportu potrafi po przeczytaniu powiedzieć:
komu to pomaga?
w jakiej sytuacji?
jaki jest efekt?
Użyj formuły:
„Dla [kogo] robimy [co], żeby [jaki efekt], bo dziś [jaki problem].”
Przykład:
„Dla administratorów kont dodajemy możliwość ustawienia limitów dostępu, żeby ograniczyć ryzyko błędów, bo dziś każdy ma za szerokie uprawnienia.”
Zasada 3: Opisz „flow” w 5 krokach, bez detali technicznych
Większość nieporozumień bierze się stąd, że ludzie nie widzą, jak to ma działać „od kliknięcia do efektu”.
Napisz to tak:
Użytkownik wchodzi w…
Wybiera…
Widzi…
Potwierdza…
Dostaje efekt: …
To działa lepiej niż trzy akapity opisujące jak coś ma działać.
Zasada 4: Dopisz 3 rzeczy, które funkcja nie robi (granice)
To jest bardzo ważne. Szczególnie gdy w firmie jest dużo kreatywnych osób.
Sekcja „Nie robimy teraz” zapobiega:
dopisywaniu „jeszcze jednej rzeczy”,
rozjechaniu scope’u,
rozczarowaniu na demo.
Przykład:
Nie robimy teraz:
automatycznych raportów cyklicznych,
eksportu do PDF,
uprawnień per folder (tylko per projekt).
Zasada 5: Unikaj słów, które brzmią mądrze, ale nic nie znaczą
To są słowa, które wyglądają profesjonalnie, ale każdy rozumie je inaczej:
„usprawnić”
„poprawić UX”
„zoptymalizować”
„zwiększyć zaangażowanie”
„ułatwić”
Jeśli musisz ich użyć – dopisz konkret:
„Ułatwić” = „skraca to z 6 kliknięć do 2”
„Zwiększyć zaangażowanie” = „więcej osób wraca w kolejnym tygodniu”
Zasada 6: Dołącz prosty przykład „przed i po”
To najlepszy sposób, żeby firma złapała sens bez czytania specyfikacji.
Przed:
„Użytkownik kopiuje dane do Excela, żeby zrobić raport.”
Po:
„Użytkownik klika eksport i ma gotowy plik w 10 sekund.”
Jeśli możesz, dodaj jeden screenshot/prototyp, ale nawet sam opis „przed/po” robi dużą robotę.
Zasada 7: Pokaż, jak poznamy, że dana funkcja działa
Nawet jeśli firma nie żyje metrykami, każdy rozumie „po czym poznamy, że było warto”.
Przykłady:
spadek liczby ticketów na ten temat,
wzrost ukończonych onboardingów,
mniej porzuceń na kroku płatności,
skrócenie czasu do wykonania zadania.
To pozwala wyciągnąć wniosek, czy coś działa, czy tylko ładnie wygląda.
Prosty szablon opisu funkcji (do skopiowania)
1) Cel (po co):
Dlaczego to robimy i jaki problem rozwiązujemy?
2) Dla kogo:
Kto najbardziej na tym skorzysta?
3) Jednozdaniowy opis:
Dla [kogo] robimy [co], żeby [efekt], bo dziś [problem].
4) Jak to działa (5 kroków):
…
…
…
…
…
5) Poza zakresem (czego nie robimy):
…
…
…
6) Jak zmierzymy efekt:
metryka 1 / sygnał 1
metryka 2 / sygnał 2
Dobry opis funkcji nie jest po to, żeby wyglądał „profesjonalnie”. Jest po to, żeby:
wszyscy rozumieli to samo,
zespół szybciej podejmował decyzje,
a produkt nie rozjeżdżał się w realizacji.
Jeśli masz w backlogu funkcję, która budzi dyskusje albo ciągle zmienia zakres, spróbuj opisać ją tym szablonem. Bardzo często już samo opisanie funkcji pokaże, gdzie jest problem lub niedociągnięcia.